为使共青团机关公文处理工作规范化、制度化、科学化，切实提高公文质量和公文处理的效率，根据《中国共产党各级领导机关文件处理条例》等有关规定，结合机关工作实际，特制定本规定。    

    一、公文办理程序      

    （一）发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。    

    各部室工作范围内的各类文稿应由本部门完成初稿起草任务，文件草拟必须使用《发文稿纸》。起草人员接受文稿起草任务后，要领会拟起草文稿的主旨、行文对象、文种格式，弄清文稿的缓急和时限要求，并根据文稿涉及的内容，搜集相关材料，撰写文稿。草拟公文应当做到：    

    1.符合国家的法律、法规及其他有关规定。    

    2.情况确定，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。    

    3.公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。    

    4.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写明具体的年、月、日。    

    5.结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“１．”，第四层为“（１）”。    

    6.应当使用国家法定计量单位。    

    7.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。    

    8.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。    

    9.按规定的时限完成或提前完成起草任务，文稿一般应形成打印稿后送审。    

    公文送负责人签发前，应当由办公室进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定等。之后交分管书记审核，修改后的文稿呈有关领导定稿签发。    

    以本机关名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者主要负责人授权的其他负责人签发。具有全局意义的团区委机关上行公文由办公室统一上报。机关各部门以团区委名义的上行公文应当首先向主管书记请示，重大问题要经团区委书记会研究，明确上报与否。以共青团雁峰区委名义制发的上行文，必须经主管书记签发，重要公文应当由书记签发。    

    公文正式印制前，办公室应当进行复核，严把出口关，确保文件从内容到形式都符合规范化要求。    

    1.对公文的审批手续、文种、格式等进行复核，确定发文字号、分送单位和印制份数。然后按规定时限、份数印制。文稿原件、文件签批件及文件报批请示等有关材料要按时存档。    

    2.校核中如发现需作涉及内容的实质性改动，须经分管书记同意后，呈签发领导复审。    

    3.校核中遇到疑问的地方，需与原起草人协商并经分管书记同意后修改。    

    4.转发和印发上级文件，由办公室负责校核，其他文稿由起草人负责校核。    

    （二）收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。    

收文。对收到的公文、信件要认真核对。逐件清点，查看收文、发文单位核封皮编号是否准确。直接送来的重要公文要逐页查点，以防缺页或漏印等，核实无误后，在收文本上签名。急件要注明签收的具体时间。    

    登记。办文人员对收到的来文、来电要在当日进行分类登记。登记公文要将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期及办理情况逐项填写清楚。    

    办理。1.上级机关文件的办理。上级机关文件由办公室提出分处意见，经分管书记审定，按文件本身规定的发送范围发出。属于要求报送落实办理结果和督查事宜方面的有关文件，交有关部室具体承办；属于其他方面的，按领导要求办理。2.急件、请示、报告件的办理。急件、请示、报告件要随到随办。收到请示、报告后，登记后根据来件的内容准备有关依据、背景和可参阅的其他相关文件材料。办公室提出分处意见后送分管书记阅批。对领导批示后的请示报告件，按领导批示意见办理。3.其他公文的办理。其他公文，由办公室负责人提出分处意见，呈书记或有关副书记阅批，并按领导批示要求办理。    

    催办。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办，并及时反馈办理情况。    

    二、公文格式